Llevo 30 años trabajando en obra y, con el tiempo, he llegado a una conclusión bastante sencilla: controlar una obra no es apuntarlo todo. Es conseguir que lo importante no se pierda.
Porque información tenemos de sobra.
Desde primera hora empiezan las llamadas, las preguntas de los trabajadores, los materiales que tienen que llegar, los cambios de planos, una máquina que hace falta en otra zona, una cuadrilla que no ha terminado donde debía o un problema que aparece donde ayer no había ninguno.
Y casi siempre pensamos lo mismo: esto me acuerdo luego.
El problema es que después aparece otra cosa. Y otra. Y otra.
Cuando llega el final de la jornada, algunas decisiones siguen claras y otras empiezan a mezclarse. Y si alguien pregunta dos semanas después por qué una actividad se retrasó, quién dio una determinada instrucción o cuánta gente hizo realmente aquel trabajo, ya no siempre es tan fácil reconstruirlo.
Lo previsto y lo que realmente ocurre
Un planning es necesario. Nos marca hacia dónde queremos ir.
Pero todos los que llevamos tiempo en obra sabemos que el planning aguanta bastante mejor en la pantalla que en el tajo.
Puedes tener previsto empezar una actividad el lunes y llegar el lunes sin tener la zona libre. Puede faltar material, puede haber otro gremio todavía trabajando allí o puede haber aparecido un cambio que obliga a hacer las cosas de otra manera.
Eso no significa necesariamente que la planificación estuviera mal. Significa que la obra está viva.
Para mí el verdadero control empieza ahí: cuando somos capaces de comparar lo que pensábamos hacer con lo que realmente hemos podido hacer.
Si una actividad que debía durar tres días termina necesitando cuatro, quiero saber por qué. Puede haber faltado personal. Quizá hubo que esperar material. A lo mejor apareció una interferencia con otro trabajo.
Esa diferencia entre lo previsto y lo ejecutado es una de las informaciones más valiosas que genera una obra.
El problema es que demasiadas veces se queda en la cabeza de quien estaba allí.
La información de hoy puede valer dinero mañana
Hay otra razón por la que me parece importante registrar bien lo que ocurre.
La información que genera el encargado no sirve únicamente para controlar la obra actual.
Imaginemos una actividad que presupuestamos para cuatro trabajadores durante tres días. Cuando termina descubrimos que fueron necesarios cinco trabajadores durante cuatro días y además tuvimos que utilizar una máquina que inicialmente no estaba prevista.
Eso ya no es solamente una incidencia de esta obra.
Es información que la empresa puede utilizar la próxima vez que tenga que presupuestar un trabajo parecido.
Lo mismo ocurre con los rendimientos, las horas, los medios auxiliares, las incidencias o las dificultades que encontramos.
Si esos datos no se guardan, la empresa vuelve a empezar prácticamente de cero en el siguiente presupuesto.
Si se guardan, la experiencia empieza a convertirse en conocimiento.
Y eso me parece especialmente importante porque muchas veces tenemos empresas con profesionales que acumulan veinte o treinta años de experiencia, pero gran parte de ese conocimiento desaparece cuando termina la obra porque nunca quedó registrado de una forma sencilla.
Controlar también ayuda a aclarar la cabeza
Hay días en los que el problema no es que falte información.
Es exactamente lo contrario.
Tienes demasiadas cosas en la cabeza al mismo tiempo.
Hay que llamar a un proveedor, comprobar un plano, cambiar una cuadrilla de zona, preguntar por una entrega, revisar una protección, hablar con el jefe de obra y acordarte de que mañana entra otra empresa.
Cuando todo eso está solamente en la cabeza, cualquier problema nuevo desplaza al anterior.
A mí escribir siempre me ha ayudado a poner un poco de orden.
No porque necesitemos convertir al encargado en administrativo. Todo lo contrario.
El encargado necesita un sistema rápido que le permita sacar de la cabeza lo importante y verlo delante.
Muchas veces unas pocas líneas son suficientes para entender mejor qué es urgente, qué puede esperar, qué depende de otra persona y qué no podemos permitirnos olvidar.
Por eso creo que una herramienta de control tiene que servir también para aclarar las ideas.
No solamente para explicar después lo que ocurrió.
También para decidir mejor qué hacemos ahora.
Seguridad y producción no deberían ir por separado
Hay otro aspecto que para mí forma parte del control diario de una obra: la seguridad.
La obra que tenemos delante a las siete y media de la mañana casi nunca es exactamente la misma que tenemos unas horas después.
Entra una máquina, cambia una cuadrilla de zona, retiramos temporalmente una protección, abrimos un acceso o aparece un trabajo que no estaba previsto para ese momento.
Cada cambio de producción puede provocar también un cambio en las condiciones de seguridad.
Por eso, si estamos planificando qué material necesitamos para comenzar una actividad, también deberíamos pensar qué medios, accesos o protecciones vamos a necesitar para realizarla de forma segura.
No tiene mucho sentido preparar con dos semanas de antelación un suministro y acordarnos de la protección colectiva cuando los trabajadores ya están esperando para empezar.
La seguridad también se planifica.
Qué intento tener claro al terminar el día
No necesito escribir un informe de varias páginas.
Lo que necesito es poder terminar la jornada teniendo claras unas pocas cosas:
- qué estaba previsto hacer y qué hemos hecho realmente;
- qué personal y medios hemos utilizado;
- qué problema o cambio ha afectado al trabajo;
- qué decisión se ha tomado;
- si ha cambiado alguna condición de seguridad;
- y qué tengo que preparar o resolver para mañana.
Con eso ya tenemos una fotografía bastante buena de la jornada.
Y, sobre todo, tenemos algo a lo que volver cuando dentro de una semana alguien pregunte qué pasó.
El Método 5 en 1 nace precisamente de ahí
Esa forma de trabajar fue la que me llevó a desarrollar el Método 5 en 1.
No quería hacer otro libro para leer y dejar después en una estantería.
Quería un cuaderno de trabajo para utilizar en obra.
Un lugar donde poder planificar, registrar lo que ocurre, controlar recursos e incidencias, dejar constancia de determinadas decisiones y, algo que para mí también es importante, ordenar y aclarar las ideas cuando la jornada empieza a complicarse.
Porque al final el planning nos dice lo que debería ocurrir.
La obra nos dice lo que realmente está ocurriendo.
Y entre esas dos cosas necesitamos alguna manera sencilla de dejar constancia.
Ver el Método 5 en 1
No es un libro de lectura. Es un cuaderno de trabajo para planificar, registrar, aclarar ideas y controlar el día a día de la obra.
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